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区等自治会の会議を書面会議で行う場合の実施方法について
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更新日：2024年8月27日
区等自治会の総会等の会議を実施する際は、基本的に地域の集会施設等に会員が集まって行われますが、
台風や地震などの災害、あるいは感染症の拡大など、集会を行うことが困難である状況では、
書面によるやり取りのみで議決する方法もあります。
書面会議の流れ（例）
1 会議の「開催案内」、「資料（議案書）」、「書面表決書」を会員に配布する。
2 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
（提出方法は、郵送やFaxなど、自治会が回収しやすい方法を選択してください。）
3 提出された書面表決書を、役員などで集計する。
4 会員に結果を報告する。
（報告方法は、回覧板または各戸ポスティングで配布するなど、自治会がやりやすい方法を選択してください。）
書面会議の様式
この様式例は、自治会の総会を想定して作成しています。
自治会の実情に合わせて、適切内容を修正して使用してください。
総会（書面議決）開催案内及び書面表決書 [Wordファイル／26KB]
総会（書面議決）開催案内及び書面表決書 [PDFファイル／106KB]
総会（書面議決）議事録（抄本） [Wordファイル／25KB]
総会（書面議決）議事録（抄本） [PDFファイル／110KB]
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